Geschäftsprozess-Management - die Wertschöpfungskette gestalten

Das Management von Geschäftsprozessen ist wichtiger Hebel zur erfolgreichen Steuerung komplexer Organisationen und Leistungsprozesse. Hier werden in Kurzform wichtige Begrifflichkeiten und Inhalte des Geschäftsprozessmanagements dargestellt.

Definition Geschäftsprozessmanagement

• ist die funktionsübergreifende Gestaltung der Ablaufarchitektur eines Unternehmens durch Verkettung der wertschöpfenden Aktivitäten
• unter Integration von Führung, Organisation und Controlling der Prozesse
• mit dem Ziel, Strategieumsetzung und Erfüllung der Kundenerwartungen effektiv und effizient zu realisieren.

Ziele und Merkmale von Geschäftsprozessmanagement

Ziele Prozessmanagement

• Erhöhung der Kundenzufriedenheit - Gestaltung und Steuerung aller Aktivitäten an den Bedürfnissen der Kunden ausrichten
• Steigerung der Produktivität - laufende Messung und Verbesserung der Prozessleistung

Merkmale von Geschäftsprozess-Management

Geschäftsprozesse sind die funktionsübergreifende Verkettung wertschöpfender Aktivitäten im Unternehmen, die auf die Erfüllung der Leistungserwartungen des Kunden zielen. Sie überwinden die funktionale Separierung im Leistungsprozess.

• Die Anforderungen an Geschäftsprozesse sind aus der Strategie abzuleiten, Strategie und Kundenbedürfnisse sind Richtgrößen für das Prozessdesign.
• Jeder Geschäftsprozess bildet eine Kunden-Lieferantenbeziehung ab. Die Kunden definieren die Leistungsanforderungen und erhalten die Prozessergebnisse.
• Geschäftsprozesse sind in Haupt- und Teilprozesse unterteilt. Den Teilprozessen sind spezifische Aktivitäten zugeordnet.
• Für jeden Geschäfts-, Haupt- und Teilprozess ist ein Prozessverantwortlicher zu benennen.
• Jeder Prozess benötigt Inputs, die interne oder externe Zulieferer bereitstellen.
• Nicht wertschöpfende Teilprozesse und Aktivitäten sind zu eliminieren.
• Teilprozesse und Aktivitäten sind kontinuierlich in Anpassung an die Veränderungen der Kundenanforderungen, Technologie und Organisation durch Maßnahmen der Prozessoptimierung (Zusammenlegen, Ergänzen, Parallelisieren, Auslagern, Splitten) in ihrer Effizienz zu steigern.
• Die Integration von Prozess-Steuerung, Prozessorganisation und Prozesscontrolling ist wichtig.
• Integratives Ziel-, Planungs- und Kontrollsystem ist Grundlage des Prozess-Controlling und Voraussetzung für die systematische Weiterentwicklung von Geschäftsprozessen.
• Ständige Prozessverbesserungen durch Redesign und KVP - den kontinuierlichen Verbesserungsprozess - sichern die Anpassung an sich verändernde Marktanforderungen und die Wettbewerbsfähigkeit duch Effizienzsteigerung.

Vorgehen beim Management von Geschäftsprozessen

Das Management von Geschäftsprozessen erfordert ein systematisches Vorgehen, das u.a. folgende Schritte umfasst:

• Identifikation und Definition von Prozessen: Der Prozess muss definiert, mit einem ihm zugeordneten Wertschöpfungsbeitrag versehen, in seine horizontale und vertikale Struktur gegliedert sowie genau und verständlich beschrieben werden.
• Prozessgrenzen und Schnittstellen sollten eindeutig definiert werden.
• Prozessverantwortung festlegen: Für alle Prozessstufen sowie für die einzelnen Abfolgen innerhalb des Gesamtprozesses sind Verantwortliche zu benennen.
• Festlegung von Leistungsgrößen: Es müssen eindeutige Kennzahlen und Messgrößen für jede Bearbeitungsstufe festgelegt werden.
• Prozessmessung und –korrektur: Mechanismen zur Überwachung der Prozessleistung sind zu installieren, um den Grad der Zielerreichung kontrollieren und ggf. Korrekturmaßnahmen ergreifen zu können.

Die Prozessoptimierung

dient der Leistungssteigerung von Prozessen u.a. durch

• Weglassen: Eliminieren unnötiger Teilprozesse, Prozess- oder Arbeitsschritte wie z.B. Doppelarbeiten, Prüfungen, Mehrfacherfassungen. Darunter fällt auch die Beseitigung von Schleifen und Rücksprüngen.
• Zusammenlegen: Bündeln von Teilprozessen, Prozess- oder Arbeitsschritten und damit Rücknahme von Arbeitsteilung.
• Aufteilen: Trennen von Teilprozessen, Prozess- oder Arbeitsschritten, um die Komplexität zu reduzieren.
• Ergänzen: Einfügen von Teilprozessen, Prozess- oder Arbeitsschritten (z.B. Inscourcing).
• Parallelisieren: zeitparallele/simultanes Durchführen verschiedener Teilprozesse, Prozess- oder Arbeitsschritte (z.B. Simultaneous Engineering).
• Überlappen: Starten von Teilprozessen, Prozess- oder Arbeitsschritten bevor die vorhergehenden abgeschlossen sind.
• Auslagern: Ausgliedern von Teilprozessen, Prozess- oder Arbeitsschritten auf andere Prozesse, Kunden oder Lieferanten (z.B. Outsourcing).

Unter dem folgenden Link finden Sie Informationen zu unserem Ansatz der Prozessoptimierung.